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Controle e cálculo de férias: 5 dicas para facilitar sua rotina!

O cálculo de férias costuma ser uma tarefa que exige bastante atenção dentro do setor de Recursos Humanos. Além de ser necessário respeitar o direito do trabalhador, há também a questão financeira, já que a empresa precisa pagar os salários referentes a esse período com precisão.

As férias também pressupõem um esforço maior por parte de quem estará na empresa durante esse tempo, já que as demandas desse funcionário precisam ser redistribuídas, pois as respectivas obrigações não podem ficar paradas até que o colaborador retorne.

Para que tudo funcione bem é importante se atentara algumas boas práticas em relação as férias. Confira 5 dicas que facilitarão esse momento!

1. Cheque as férias previamente tiradas

Um dos recursos mais eficientes no controle das férias é o histórico. É importante ter um documento atualizado para cada um dos colaboradores da empresa, de modo que haja todas as informações relevantes sobre datas (contratação e período de férias anteriores) e valores pagos. O histórico é uma base eficiente para que os próximos passos sejam feitos de forma segura.

Para isso é necessário solicitar informações junto ao setor financeiro, já que eles possuem os dados certos em relação aos valores pagos de férias, levando em conta a legislação atualizada sobre o assunto. O pagamento dos valores corretos evita a insatisfação do colaborador, além de não acarretar em problemas legais no futuro.

Para que essas consultas e registros sejam feitos de maneira eficiente é importante que a empresa consiga fazer esse controle de férias no seu próprio sistema. Por meio de um método moderno e ágil, essas informações podem ser acessadas por todas as pessoas responsáveis por essa demanda no setor de RH.

2. Estabeleça regras no pedido de férias

Um pedido de férias envolve uma série de esforços, o que exige cuidado quanto a tudo que está associado a ele. Por isso, é fundamental que a empresa estabeleça regras quanto a solicitação, para que ela possa ser feita de um modo que seja bom tanto para o funcionário, quanto para os setores envolvidos.

Recursos Humanos e Financeiro precisam de tempo hábil para se organizarem, de modo que tudo seja feito adequadamente. Esse processo exige cuidados quanto às regras da legislação trabalhista, desde a confirmação da saída temporária do colaborador durante o período, até o pagamento da remuneração. As férias só podem ser concedidas com tudo sendo rigorosamente cumprido.

Além das questões legais, há também a necessidade de realocação de funcionários e distribuição de funções, o que é feito pelos gestores responsáveis do setor no qual o colaborador que sairá de férias pertence. Isso evita acúmulo de demandas e paralisação de atividades durante o período.

3. Oriente quem ficará responsável pelas demandas

Nada pode parar enquanto um colaborador está de férias, nem mesmo as tarefas pelas quais ele é o responsável. É imprescindível que seja definido quem ficará responsável por conduzir essas obrigações durante o período, e isso depende diretamente do setor de atuação do funcionário, sendo definido diretamente por quem gerencia as atividades ali.

Se necessário, antes de sair de férias o colaborador deve dar treinamento a quem ficará responsável por suas obrigações, de modo que tudo seja feito corretamente enquanto ele não retorna à empresa. Além disso, também deve haver atenção caso seja necessário que as demandas sejam distribuídas para mais de uma pessoa. Nesse caso tudo deve ser acordado previamente, de modo que ninguém fique sobrecarregado pelo acúmulo de obrigações.

É importante essa reorganização, uma vez que pode acarretar em necessidades extremas, o que ocasiona em ligações para o colaborador que está em férias e até mesmo o chamado para que ele vá a empresa para solucionar questões relacionadas ao seu trabalho. É importante que o período seja respeitado, então o processo prévio é fundamental para evitar situações desse tipo.

4. Informe sobre a política da empresa quanto às férias

É importante que os colaboradores tenham consciência sobre a política de férias da empresa. Por lei o trabalhador tem uma série de direitos defendidos e que devem obrigatoriamente ser concedidos, mas o contratante também pode definir alguns pontos para que não fique prejudicado com a ausência de um colaborador importante ao seu funcionamento.

Detalhes menores como o dia em que as férias serão tiradas, questões como o retorno próximo a feriados prolongados (o que “aumenta” as férias) e outros pontos importantes podem ser abordados pela empresa como restrições, já que de uma certa forma ela pode acabar prejudicada em alguns casos. É fundamental definir essa política respeitando o que a legislação define para o trabalhador, sem que eles tenham seus direitos subtraídos ou impedidos.

Para facilitar o entendimento quanto a essas questões importantes, é fundamental que o setor de Recursos Humanos se preocupe em sempre disponibilizar essas regras por meio de comunicados, de forma assertiva e abrangente. Todas as dúvidas devem ser devidamente tiradas, assim como a disponibilização de tempo para responder os questionamentos dos colaboradores.

5. Atente-se a dados relevantes do colaborador

Alguns dados dos funcionários são fundamentais para que os cálculos referentes aos dias sejam precisos, tanto no que diz respeito ao pagamento, quanto ao que está relacionado ao período no qual o colaborador já está habilitado a solicitar suas férias. A manutenção de uma organização no controle dessas informações é fundamental para que não haja erros.

Quanto à remuneração

A base do cálculo de férias de um colaborador é o seu salário. Com a informação referente a 01 dia de trabalho é feito o cálculo multiplicando esse montante ao número de dias solicitados nas férias. Somado a isso deve ser considerado também o resultado de 1/3 do valor total das férias remuneradas. Além disso deve ser feito o desconto de INSS sobre o valor.

Quanto aos dias

O cálculo do período hábil para a solicitação de férias remuneradas leva em conta 3 informações base: período aquisitivo, período concessivo e férias vencidas. Respectivamente, o primeiro trata sobre os primeiros 12 meses do funcionário na empresa, a partir de sua contratação. A partir daí ele ganha direito a tirar suas férias.

O período concessivo é o tempo a partir desses primeiros 12 meses em que o colaborador tem o direito de solicitar as suas férias, que podem até mesmo dobrar caso o pedido não seja feito durante o período, ou seja, durante os próximos 12 meses, o que configura outro direito de férias. As férias vencidas não passam de dias de férias que o funcionário já tem direito, mas ainda não solicitou.

O domínio dessas informações e de cada uma dessas dicas garantirá que o controle e o cálculo de férias, de modo que tudo seja feito de maneira correta, garantindo o direito dos colaboradores e o exercício correto das atividades da empresa.

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