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Gestão de equipe remota
Qualidade de Vida

7 melhores dicas para otimizar a gestão de equipe remota

O home office veio para ficar e, por isso, é preciso se preparar e aprimorar os processos para que a gestão de equipe remota se dê da forma mais adequada. No trabalho a distância, é preciso manter o engajamento da equipe para que não ocorram rupturas nas relações.

Adequar-se a essas transformações exige novas medidas e posturas para que não ocorram perdas de desempenho e produtividade da equipe. De maneira geral, é uma questão que envolve a implantação de novos procedimentos e alguns ajustes de acordo com a rotina do time.

Continue a leitura e conheça as 7 melhores dicas para otimizar a gestão de equipe remota.

Qual a importância do engajamento da equipe em home office?

A gestão de equipe remota sempre teve importância para as empresas, mas sua significância e seu alcance nunca foram tão amplos como nesses novos tempos. Seja por uma tendência que já se mostrava, seja por imposição das circunstâncias, a verdade é que o home office veio para ficar.

Assim, todos os aspectos de gestão de pessoal devem ser adequados à condição de trabalho a distância. E isso inclui os esforços das lideranças e do RH para incrementar o engajamento das equipes.

Na verdade, a necessidade de uma equipe alinhada e envolvida é ainda maior no sistema home office, sobretudo em razão de o trabalhador estar, praticamente, por conta própria, sob uma espécie de regime de autogestão. Desse modo, tanto para manter a produtividade, como para garantir o controle necessário, é preciso reforçar o engajamento e, assim, garantir a melhor gestão.

Quais os principais desafios e a importância da estratégia certa?

No trabalho de gestão remota, alguns desafios devem ser enfrentados, especialmente os que se referem às atividades a distância propriamente — além, claro, da gestão da própria equipe. Nesse sentido, os principais obstáculos da gestão de equipe remota, entre outros, são:

  • garantir uma comunicação eficiente com a equipe remota;
  • consolidar um sistema de gestão da jornada de trabalho;
  • garantir a adaptação de todos os colaboradores ao sistema online;
  • desenvolver as boas práticas para as atividades remotas (cronograma, ergonomia, comunicação).

Que dicas são importantes para otimizar a gestão?

Considerando os desafios que se apresentam para o gestor, algumas dicas podem ser de grande valia para promover uma adaptação mais efetiva e rápida com a equipe remota. Por sua vez, não se pode perder de vista as necessidades de cuidar da saúde e da qualidade de vida em casa.

1. Planeje as atividades

Qualquer que seja a atividade ou os meios empregados, um bom planejamento será sempre o primeiro passo para uma gestão eficiente. No caso de equipe em home office, a elaboração de um plano de trabalho bem definido se torna imprescindível, especialmente para facilitar o controle e os resultados pretendidos.

Assim, definindo o que cada um deve fazer e as metas a serem alcançadas, suas expectativas e as da equipe estarão alinhadas, evitando as surpresas. Fechando o ciclo, sua análise sobre os resultados e o feedback para os colaboradores permitem os ajustes necessários e completam a estratégia.

2. Conheça bem a equipe

Cada profissional tem características próprias, que são fruto de sua personalidade, sua história e suas experiências. Conhecer o perfil de cada um pode ser um grande facilitador para o relacionamento, especialmente no trabalho a distância.

Esse entendimento de como a equipe responde às diretrizes definidas pela empresa é essencial para facilitar as medidas referentes à próxima dica: manter uma boa comunicação. Continue acompanhando.

3. Mantenha uma boa comunicação

A comunicação com a equipe remota precisa estar muito bem alinhada e com uma certa presteza nas retomadas de contato. O gestor deve se fazer presente no trabalho, embora não precise sufocar a equipe com contatos insistentes ou microgerenciamento, o que seria contraprodutivo.

Uma comunicação regular é útil e saudável, não apenas para verificar o andamento dos trabalhos, mas para proporcionar feedbacks importantes nos processos conduzidos por cada colaborador. Use a tecnologia e os meios institucionais disponíveis sem ser invasivo, respeitando os horários de trabalho.

4. Adapte os processos

As três dicas anteriores são essenciais para que a estruturação dos processos conduzidos pela equipe em home office não seja prejudicada por condições ou circunstâncias desfavoráveis. Será preciso um contato frequente e uma avaliação das estratégias adotadas para o formato de trabalho.

De todo modo, mostrando que a empresa está aberta e voltada para ajustar o modus operandi adotado, fica mais fácil realizar as adequações necessárias. Equipes engajadas costumam ser ainda mais colaborativas nesse sentido.

5. Reforce a cultura da empresa

A cultura da empresa é um dos principais elementos de coesão entre seus membros: executivos, gestores e colaboradores em geral. É preciso cuidar para que a distância não desconsidere, com o passar do tempo, os valores, a missão e a visão de futuro da organização, sobretudo porque para muitos haverá uma volta ao trabalho presencial.

Nesse sentido, é importante manter o vínculo, especialmente por meio de feedbacks sobre os resultados alcançados e as novas investidas da empresa, entre outras iniciativas. O essencial é fortalecer a equipe para que a natureza virtual não elimine o sentimento de pertencimento que deve ser cultivado.

6. Realize reuniões periodicamente

As reuniões podem acontecer na presença de um ou outro colaborador, mas também com toda a equipe, se for necessário fazer esse alinhamento geral. O principal é não negligenciar essa atividade, ou seja, as reuniões não devem ser deixadas de lado para que se mantenham os aspectos positivos de um bom ambiente de trabalho.

O essencial é fazer o acompanhamento das atividades desenvolvidas pela equipe e ajustar o planejamento original, quando necessário. Ao mesmo tempo, as reuniões servem para atualizar o grupo sobre os resultados que têm sido alcançados e como todos estão se desempenhando.

7. Conte com a tecnologia

O trabalho em regime de home office encontra seus melhores resultados quando dispõe dos recursos oferecidos pela tecnologia. Nesse sentido, podem ser considerados, basicamente:

  • smartphones e estações de trabalho;
  • armazenamento e plataformas in cloud (nuvem);
  • aplicativos gerenciadores de tarefas;
  • aplicativos para videoconferências.

As atividades desenvolvidas e sua frequência podem variar de um segmento para outro. No entanto, essas são as ferramentas básicas e essenciais para facilitar a gestão e o relacionamento com equipes remotas. Se você observar, esses recursos tecnológicos serão mais facilmente utilizados pelos colaboradores da geração millennial.

O aprimoramento desses instrumentos é permanente e novos sistemas estão sendo colocados à disposição das empresas, considerando o crescimento do trabalho a distância. Essa é a natureza da própria tecnologia.

Como você pode ver, existem iniciativas que precisam ser tomadas pela empresa para garantir a gestão de equipe remota e manter o engajamento dos colaboradores. Procedimentos, posturas e ferramentas para esse trabalho não são difíceis de serem providenciados e implementados na rotina do time.

Se você já passou ou está passando pela experiência de conduzir colaboradores em home office, registre aqui o seu comentário ou simplesmente sua opinião sobre o tema deste post.