O eSocial foi um projeto criado em 2015 com o intuito de tornar mais fácil o envio das informações dos funcionários pelos seus empregadores.
Resultou do esforço conjunto de entidades do governo federal, a saber: Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal (CEF), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MPE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
O Ministério do Planejamento participa do projeto dando assessoria às outras partes, com a finalidade de conjugar os diferentes interesses individuais. O Comitê Gestor do eSocial anunciou, no dia 29/11/2017, que o projeto será implantado em 3 etapas, começando no primeiro semestre de 2018.
Saiba mais sobre o projeto, as dificuldades que as empresas enfrentam em relação a ele e quais as possíveis soluções!
O cronograma
As 3 etapas estão divididas, cada uma, em 5 fases. As fases são equivalentes no que se referem às atividades que as empresas desenvolverão, mudando somente as datas.
Etapa 1
Essa etapa envolve as empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. A primeira fase começou em janeiro de 2018. Nessa etapa, foram solicitadas somente informações relacionadas às empresas, ou seja, o cadastro do patrão e tabelas.
Na segunda fase, começada em março de 2018, as empresas passaram a ser obrigadas ao envio de informações relacionadas aos funcionários e aos vínculos que eles mantêm com elas, fatos que não são periódicos, como admissões, demissões, afastamentos.
Já na fase 3, iniciada em maio de 2018, tornou-se obrigatório o envio da folha de pagamento. Na quarta fase, em julho de 2018, aconteceu a substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e da compensação cruzada. E na fase 5, que começará em janeiro de 2019, os dados de saúde e segurança do funcionário deverão ser enviados.
Etapa 2
Na etapa 2, foram incluídas as outras empresas privadas, contando Microempreendedores Individuais (MEIs), optantes do Simples Nacional e pessoas físicas.
A fase 1 teve início em julho de 2018. A fase 2 começou em setembro de 2018 e a fase 3 em novembro do mesmo ano. A fase 4 iniciou em janeiro de 2019 e a fase 5 também terá início nesse mês.
Etapa 3
Nessa etapa, serão incluídos os entes públicos. As fases começarão nas seguintes datas: janeiro de 2019 (fase 1); março de 2019 (fase 2); maio de 2019 (fase 3); julho de 2019 (fases 4 e 5).
As declarações do eSocial
O sistema envolve uma série de documentos, unificando-os:
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- LRE (Livro de Registro de Empregados);
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- CD (Comunicação de Dispensa);
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
- MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
- GPS (Guia da Previdência Social);
- GRF (Guia de Recolhimento do FGTS).
As dificuldades apresentadas pelas empresas em relação ao eSocial
Apesar dos benefícios que o eSocial proporciona, muitas empresas estão tendo dificuldades em se ajustar a ele. A principal reclamação é sobre a necessidade de reunir o histórico completo dos trabalhadores no cadastro, desde a contratação, passando por demissões e licenças. Qualquer irregularidade nos dados bloqueia o sistema.
O sistema analisa todas as informações recebidas e, diante de uma inconsistência, trava e manda o usuário fazer a correção. Por exemplo, o eSocial recusa os dados de um trabalhador que foi registrado com o nome de solteiro e, posteriormente, trocou seu sobrenome ao casar-se.
Outro exemplo é o de funcionários que perderam sua Carteira de Trabalho e obtiveram uma segunda via com um número de PIS diferente. Nesse caso, também existe a possibilidade de o sistema travar e exigir retificação dos dados.
Por esse motivo, é necessário um árduo trabalho para atualização do cadastro completo dos empregados, envolvendo os empregadores, contadores e quaisquer outros profissionais que se façam necessários.
Veja as dificuldades mais relatadas pelos gestores:
- prazo para implantação, pois alguns gestores não consideram o prazo dado suficiente para organizar tudo e cumprir, assim, com as obrigações do eSocial;
- inconsistências e dados duplicados, como os citados acima, geram travamento e é necessário retificar o erro para poder prosseguir;
- empresas que entregarem as informações fora da data prevista, ou seja, com atraso, estão sujeitas ao pagamento de multas;
- muitas modificações estão sendo efetuadas pelo governo federal na fase de testes, exigindo que as empresas se ajustem a elas;
- não há campanhas de conscientização e informações suficientes para deixar os gestores preparados.
As soluções para contornar as dificuldades
Recorrer a uma empresa especializada na gestão de questões relacionadas ao Departamento Pessoal é uma solução para evitar atrasos na entrega e irregularidades nas declarações. Os profissionais poderão orientar o gestor, passo a passo, sobre os procedimentos a tomar, facilitando ações futuras.
Essas empresas também usam softwares modernos, que permitem entrar em contato com o governo federal de forma clara e rápida, aumentando a eficiência da gestão.
A adaptação acontece paulatinamente, e não de forma brusca, principalmente para algumas empresas que ainda não conseguem acompanhar o ritmo mais ágil da tecnologia e do mundo digital. A verdade é que ainda existem organizações que não conhecem o eSocial!
Uma pesquisa envolvendo pequenas empresas revelou que 66,3% delas ainda não conhecem o sistema e apenas 33% já sabem sobre a nova fase de prestação de informações ao governo federal. Um percentual ainda mais baixo assumiu estar apto a utilizar o sistema: 9% das pesquisadas.
É necessário um planejamento apropriado para que realmente as companhias se ajustem ao sistema. Só assim, será possível organizar as coisas de forma que as operações relacionadas ao eSocial possam fluir com mais naturalidade.
Ao contrário do que está acontecendo com a maioria das empresas, o governo está se ajustando rapidamente ao recebimento de um volume muito elevado de informações.
Na verdade, não há riscos nesse processo, pois o sistema é parte do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. No SPED, já se encontram hospedadas 5 outras escriturações parecidas.
Por meio de um bom planejamento, as empresas conseguirão se adaptar ao eSocial, mesmo que em longo prazo. O importante é que aceitem as mudanças e busquem ajuda profissional para receber suporte qualificado.
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