Suprimentos são elementos indispensáveis na gestão de qualquer negócio, em qualquer segmento. Logo, suas características de adequação e de qualidade devem sempre ser atendidas, para não colocar em risco os resultados dos processos em que estejam inseridos.
Por sua vez, a contratação de fornecedores deve estar afinada com essa importância dos suprimentos. Para esse fim, é preciso adotar algumas medidas que garantem as melhores condições nos negócios e a certeza de contar com produtos adequados.
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Continue a leitura e saiba como a compra de suprimentos envolve a contratação de fornecedores.
O que são suprimentos?
Suprimento é um termo derivado da logística, mas, de maneira geral, costuma ser empregado na gestão de qualquer atividade em uma empresa. Pode ser entendido como o item entregue por um fornecedor, necessário para que o trabalho da organização seja desenvolvido.
Diferentemente de serviços, suprimentos são mais facilmente dimensionados, quantificados e qualificados. Assim, quantificar determinado equipamento de proteção individual (EPI) é bem mais simples que dimensionar o trabalho de um especialista em ergonomia cognitiva, por exemplo.
De todo modo, suprimentos são partes essenciais de qualquer operação e podem ter naturezas muito diferentes. Nesse sentido, medicamentos, alimentos, peças e uma infinidade de itens podem integrar essa categoria, sempre que algum processo depender de seu recebimento para ter continuidade.
É fácil perceber que eles são indispensáveis a todas as atividades, já que o planejamento de qualquer programa ou projeto deve levar em conta o seu abastecimento. Para ilustrar, considere que uma das estratégias de guerra é impedir ou interromper a cadeia de suprimentos do inimigo, tão essencial é a sua realização.
Por que prestar atenção aos suprimentos no momento de contratar fornecedores?
A importância dos suprimentos não reside apenas na garantia de que serão entregues em tempo hábil. É preciso, além disso, considerar sua qualidade, uma vez que itens inadequados podem inviabilizar o produto ou serviço que abastece ou reduzir sua qualidade final.
Fazendo novamente uma analogia com segurança do trabalho, considere uma recomendação da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) para aquisição de EPIs e como precisa seguir especificações rígidas. Não se pode, por exemplo, desconsiderar o Certificado de Aprovação (CA) do equipamento.
Desse modo, ao contratar um fornecedor, é imprescindível ter a certeza de que os suprimentos serão entregues no prazo combinado no contrato. E, da mesma forma, é preciso assegurar que a qualidade será aquela esperada, não comprometendo o processo em que está inserido.
Vale ressaltar ainda que, de maneira geral, a cadeia de suprimentos inclui diferentes processos (compras, finanças, logística e estoque), mas também o relacionamento com os respectivos fornecedores. Aqui reside o cuidado que deve ser dado à seleção do fornecedor e à manutenção de uma equipe integrada.
Negociação: o que deve ser avaliado ao considerar suprimentos?
É preciso adotar critérios e estratégias para contratar o fornecedor adequado, especialmente quanto ao abastecimento dos suprimentos necessários. A seguir, confira o que levar em consideração nesse momento.
Seleção de fornecedores
A seleção de fornecedores é o processo em que você vai identificar e avaliar novos possíveis parceiros de negócios. É o primeiro passo para o procedimento de escolha e contratação de um novo responsável pelo fornecimento de suprimentos para a organização.
Os objetivos mais importantes dessa etapa são a redução do risco de compra e a construção de boas relações. Afinal, um fornecedor deve ser um parceiro da sua empresa.
Uma parceria para sua empresa também pode ser estratégica no cuidado com os colaboradores e consequente melhora nos resultados dos negócios:
Condições de pagamento
Ao avaliar o fornecedor, vá além dos custos envolvidos. Isso porque não se trata de “comprar o mais barato”, mas de adquirir o melhor ou o mais adequado. Se você está conduzindo um processo importante, ou mesmo estratégico para sua empresa, precisa considerar outros aspectos.
Assim, tenha especial atenção às condições de pagamento oferecidas na negociação. Muitas vezes, empresas com a saúde financeira não tão favorável conseguem adquirir melhores produtos e serviços se tiverem a possibilidade de contar com formas de pagamento mais facilitadas.
Relação custo-benefício
Como você viu, não se seleciona projetos importantes pelo preço. Na verdade, a melhor estratégia na aquisição de suprimentos ou na contratação de fornecedores é avaliar a relação custo-benefício do negócio.
Com isso, você não deixa de levar em conta os preços envolvidos, mas considera também os respectivos benefícios da contratação com determinado fornecedor. Sendo assim, busque sempre avaliar quando compensa investir um pouco mais para obter o melhor.
Termos contratuais
Os termos contratuais são os principais detalhes do negócio. São eles que poderão dar a garantia necessária para os aspectos considerados como não negociáveis pela importância que têm.
Assim, quando se tratar de suprimentos, leve em conta os prazos de entrega e sua periodicidade, a qualidade do produto e a consistência com os descritivos contratados, entre outros fatores. A capacidade de atender a esses requisitos básicos é essencial para a aceitação de um fornecedor.
Decisões estratégicas
A contratação de um fornecedor e a consequente aquisição de suprimentos podem abranger diferentes setores da organização. Por essa razão, e em função dos processos envolvidos, podem ser parte de importantes iniciativas da empresa.
Dessa forma, tecnicamente, são consideradas compras estratégicas quando envolvem processos essenciais e relacionados ao planejamento estratégico da empresa. Portanto, é fundamental contar com equipes integradas e que participem com o que for pertinente no processo de aquisição.
Negociação contratual
Uma negociação contratual deve ser justa e garantir que você e a empresa parceira saiam ganhando. Esse é um dos carros-chefe das boas relações apontadas quando abordamos a seleção de fornecedores.
Assim, atender aos aspectos essenciais é imprescindível, mas é preciso considerar as reais condições para o atendimento dessas demandas. Nesse momento, existem argumentos de ambos os lados que devem ser ponderados, até que seja alcançada uma condição satisfatória que atenda às necessidades.
Compra de bens e serviços
O setor de compras pode adquirir produtos e serviços de um mesmo fornecedor. Nesse caso, os cuidados com a avaliação devem ser mais precisos — embora, por vezes, seja vantajoso quando se tem um bom fornecedor utilizando material mais adequado.
Portanto, considere os objetivos a serem atingidos e o padrão de qualidade necessário, assim como as reais necessidades do processo em atendimento. Muitas vezes, o fornecedor propõe determinados suprimentos dos quais dispõe, e você deve avaliar a pertinência e a adequação destes.
Como você pôde ver, a aquisição de suprimentos envolve diretamente a contratação de fornecedores, os quais devem ser selecionados com o rigor que exige o processo em que serão aplicados. Nesse sentido, analise os pontos apresentados para uma tomada de decisão que ofereça mais vantagens à sua empresa.
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