POP: o que é e como realizar o Procedimento Operacional Padrão

POP: o que é e como realizar o Procedimento Operacional Padrão
O que é?
Objetivo
Como realizar?
Tipos/Categorias
Importância
Vantagens e benefícios
Categoria: Gestão

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que estabelece o modo como uma atividade deve ser realizada. Ele é fundamental para garantir a padronização de processos mantendo a qualidade e a segurança. Os riscos ergonômicos podem ser evitados a partir da aplicação de um POP, por exemplo. 

Ao padronizar processos, é possível reduzir a incidência de acidentes, além de aumentar a produtividade e a eficiência nos setores administrativos. Por isso, esse documento não pode faltar em qualquer empresa.

Para atender a essas diferentes demandas, existem variações desse documento em categorias. Isso possibilita uma implementação mais estratégica. Neste artigo, você vai entender o que é o POP, seus objetivos, sua importância, os tipos, as vantagens e como realizar. Continue lendo!

Para mais, existem alguns procedimentos obrigatórios nas empresas, como a AET:

O que é POP?

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão. Como você viu na introdução, trata-se de um documento criado com o objetivo de estabelecer uma padronização para qualquer tipo de tarefa ou atividade que será realizada dentro de uma empresa. 

Basicamente, é como se fossem estabelecidas regras ou então um passo a passo para que aquela atividade seja realizada sempre da mesma maneira. Com isso é possível implementar uma rotina que poderá ser seguida por qualquer pessoa. Uma vez que está determinado como tudo deve acontecer, não há margens para decisões pessoais.

Qual o objetivo do POP?

Para entender melhor o objetivo do POP, seu conceito e sua aplicação, imagine o dia a dia de uma pizzaria de grande porte. Se cada pizzaiolo decidir fazer a sua própria receita para uma pizza de mussarela, cada cliente vai experimentar um sabor e uma textura diferente.

Não haverá um padrão para a receita e para a qualidade daquele produto oferecido para os clientes. Existe uma chance maior de acontecerem erros, já que não está estabelecida a quantidade correta para cada ingrediente. Uma pizza pode ser mais macia do que a outra, ter mais ou menos massa ou recheio, ficar mais ou menos tempo no forno, entre outras situações.

Essa mesma lógica pode ser aplicada para atividades de qualquer setor de atuação. Se cada profissional decidir realizar uma tarefa da maneira como ele quiser, haverá sérios problemas em relação à qualidade, produtividade, utilização de recursos e de insumos. 

Até mesmo em relação à segurança, como no uso de EPIs adequados, o manuseio de produtos entre outros. Por isso é preciso que exista um padrão para nortear as ações e decisões com base na visão de especialistas.

Como realizar o POP? 

Como o procedimento operacional padrão é um documento, ele precisa ser devidamente elaborado, registrado e divulgado. Todos os colaboradores envolvidos devem estar cientes sobre a padronização para que ela possa ser implementada no dia a dia. A seguir, apresentamos os quatro passos para você realizar o POP de uma forma eficiente.

Organização do POP

Antes de tudo, é preciso organizar ideias e informações para que o documento seja elaborado. Como existem diferentes tipos de POP com objetivos distintos, é necessário estabelecer qual deles será criado nesse momento.

O ideal é reunir os profissionais que são responsáveis pelo procedimento ou pela tarefa que será padronizada. Como eles já têm experiência sobre a rotina, cada detalhe e particularidade dela, sua opinião e ponto de vista são fundamentais para a elaboração do POP.

Além disso, alguém precisará ficar responsável pela criação do documento. Então, é necessário criar um grupo de trabalho determinando o papel de cada um dos profissionais para dar início a produção dele.

Elaboração do POP

A elaboração do documento envolve uma série de pequenos detalhes. Ele deve ter um nome, é preciso determinar o seu objetivo, apresentar referências, as etapas das tarefas e os responsáveis por cada uma delas. Também vale inserir ilustrações ou fluxogramas se for necessário, para apresentar de forma visual os processos ou a interação entre as atividades. 

É interessante saber que existem modelos de POP que podem ser encontrados inclusive na internet. Isso pode facilitar bastante o trabalho, uma vez que será necessário apenas fazer pequenas mudanças e adequações de acordo com as demandas e necessidades da empresa.

Como começar o POP

O responsável pela elaboração do POP dará início à redação do texto do documento. Foram citados alguns detalhes que ele precisa conter, mas também é necessário:

  • incluir a data de implementação;
  • estabelecer quais colaboradores devem ser informados sobre o documento;
  • determinar se ele terá um formato físico ou digital.

É importante ressaltar que esse documento precisa apresentar também possíveis imprevistos ou algum tipo de obstáculo e dificuldade que possa surgir na execução da tarefa. Isso porque ele também vai apresentar as medidas emergenciais que serão adotadas em um momento de crise.

Será produzido um esboço do documento e alguém deve ficar responsável pela conferência do texto de base. O ideal é que seja um especialista no assunto ou um funcionário que vai utilizar aquele procedimento operacional padrão no dia a dia. Uma vez que esse primeiro texto foi aprovado e passará então pela aprovação final do principal responsável.

Implementação do POP

Para finalizar a realização do POP, esse documento precisa ser oficializado e divulgado para todos da empresa. Os colaboradores devem saber da existência do procedimento operacional padrão, e ele precisa estar em fácil acesso para os envolvidos com a tarefa ou atividade que foi padronizada.

Entretanto, de nada adianta estabelecer essa padronização se ela não for cumprida. Logo, também é necessário criar um checklist de acompanhamento para determinar uma rotina de checagem. Ela vai certificar que o procedimento está sendo realizado da forma adequada.

Tipos/Categorias de POP’s

É possível padronizar praticamente qualquer atividade ou tarefa que é realizada dentro de uma empresa. É possível, por exemplo:

  • estabelecer um padrão para o atendimento;
  • para as rotinas de segurança no trabalho;
  • para a rotina de limpeza e higienização de ambientes;
  • para o recebimento e armazenamento de insumos ou matérias-primas;
  • para o arquivamento de documentos; e assim por diante.

Por isso, o POP deve ser elaborado com um objetivo específico. Isso faz com que existam os tipos e categorias citados abaixo. Na sequência, confira os principais que costumam ser elaborados nas organizações.

POPs fundamentais 

Esses documentos também são chamados de POPs modelos. São eles que fornecem as diretrizes para a elaboração dos procedimentos operacionais padrão. Contém a lista de componentes que devem aparecer nesses documentos e estabelece a maneira como eles serão criados.

POPs de qualidade

Esse é o documento elaborado para o setor de controle de qualidade da empresa. Ele determina quais características do produto precisam ser verificadas para atestar que ele pode ser encaminhado para o mercado, pois não apresenta defeitos.

POPs de produção

Você lembra do exemplo da pizzaria? Para evitar o problema ilustrado, poderia ser elaborado um POP de produção. Esse documento evita falhas na manufatura e garante que a produtividade e a qualidade das entregas serão as mesmas, ainda que haja rotatividade dentro da equipe.

POPs de atendimento

Esse documento também pode ser chamado de POP de conduta para reclamações. Traz uma série de orientações para a equipe saber como conduzir e lidar com problemas ou reclamações vindas de clientes. O intuito é oferecer o melhor atendimento possível por meio de respostas e abordagens mais adequadas, dependendo de cada situação.

POPs metódicos 

Também são chamados de POPs de teste. Destinados para situações em que existe algum tipo de falha ou de problema, seja em equipamentos, processos ou atividades em geral. São documentos que determinam como deve acontecer a abordagem em cada situação-problema, quais análises precisam ser realizadas e os dados que devem ser colhidos.

POPs de segurança

Essa padronização é fundamental para evitar acidentes de trabalho. Descreve os procedimentos que devem ser realizados visando a segurança e a integridade do trabalhador. Determina, por exemplo, como um equipamento deve ser manuseado, o tipo de EPI e EPC que deve ser utilizado, e outros. Também pode abordar questões como realizar o DDS com frequência e outras rotinas.

POPs de arquivamento

É um documento que estabelece como certos documentos precisam ser organizados e arquivados, como relatórios e ordens de fabricação. É um POP importante para  que tudo esteja em ordem quando há necessidade de passar por análise de órgãos fiscalizadores, por exemplo.

POPs de armazenamento 

Esse tipo de procedimento operacional padrão está relacionado com o setor de logística. Ele estabelece o tipo de método de armazenamento que deverá ser utilizado para estocagem dos produtos, recursos e outros materiais. Traz dados sobre segurança, prazos, temperaturas, e outros detalhes que garantem a integridade dos itens e dos operadores.

POPs administrativos

Os POPs de administração são aqueles que esclarecem como as tarefas essenciais de gestão devem ser realizadas. Assim é possível padronizar as rotinas para garantir a fluidez dos processos evitando erros e atrasos.

Qual a importância do POP?

A criação de um procedimento operacional padrão é muito importante para que a empresa possa garantir resultados mais consistentes com processos padronizados. Ele pode ter como objetivo padronizar compras, pagamentos, investimentos e outros. Os POP’s são elaborados para que possam garantir a saúde financeira da empresa, por exemplo, evitando prejuízos.

O POP mantém os padrões de qualidade e assegura que tudo está sendo executado conforme suas estratégias. Por meio desse documento, os resultados também se tornam mais previsíveis. Reduzimos as chances de falhas e de erros ou qualquer desvio de conduta e de tarefa.

É uma forma, ainda, de garantir que as políticas e a cultura da empresa estão sendo seguidas. Não podemos esquecer, é claro, das legislações e das normas regulamentadoras, que também precisam ser levadas em consideração na hora de elaborar o POP.

O procedimento operacional padrão voltado para a segurança é indispensável para evitar a ocorrência de acidentes. Esse é um bom exemplo da relevância que um POP pode representar para uma organização. 

Pesquisas e dados

De acordo com o Observatório de Segurança e Saúde no Trabalho, só em 2022, aconteceram 612,9 mil de acidentes, com um total de 148,8 mil concessões de benefícios previdenciários.

A implementação de padrões para a realização das atividades pode ajudar na redução desses números, evitando prejuízos humanos e econômicos. A ILO (International Labor Organization) estima que os prejuízos causados por acidentes, afastamentos e redução da produtividade podem causar uma perda de cerca de 4% do produto interno bruto Global por ano.

Quais são as vantagens e benefícios de realizar um POP?

Trazendo para a realidade das empresas, quais são os reais benefícios que podem ser alcançados com a criação de um POP? A seguir, veja uma lista de vantagens para que não restem mais dúvidas sobre a importância da padronização de processos na sua empresa.

Otimização de processos

Você viu que o POP é elaborado com o suporte dos profissionais responsáveis pela realização de uma determinada tarefa ou atividade. Por isso, eles auxiliam a estabelecer formas mais eficazes para a realização dessas atividades, o que ajuda a otimizar os processos.

Identificação de problemas

O POP também é muito importante para ajudar na identificação de problemas que estão acontecendo em função dos métodos e das abordagens adotadas agora. Como dito, é possível otimizar os processos eliminando as etapas desnecessárias e aquilo que pode favorecer erros.

Mais segurança

A padronização de processos administrativos e de armazenamento de documentos é capaz de proporcionar esse tipo de segurança. Vai evitar roubos, vazamentos ou qualquer outro tipo de problema com dados.

A garantia de segurança acontece em diferentes níveis: desde o sigilo dos dados e das informações sob responsabilidade da empresa até a integridade física dos colaboradores e sua saúde mental. Esse último é um ponto importante para garantir o bem-estar na empresa. Entenda mais sobre:

O POP, além dos seus objetivos principais, também é uma forma de prezar pelo bem-estar dos colaboradores. Leia este ebook para descobrir quais as soluções de bem-estar ideias e congruentes com o momento do seu negócio!

Preservação da estrutura da empresa

Cada profissional tem uma forma de trabalhar, seus hábitos, perfil e comportamento. Isso leva a um uso individualizado de equipamentos e outras estruturas da empresa. 

O POP padroniza a maneira como esses usos mencionados precisam acontecer. Isso ajuda a preservar a estrutura por indicar a maneira correta de realizar as tarefas e estabelecer regras para isso.

Orientação para novos funcionários

Quando estabelecemos um padrão para realizar uma tarefa, não importa quem vai executá-la. Isso porque o POP garante que os processos sempre serão realizados como definido. 

Por isso, o procedimento operacional padrão também é uma orientação para novos funcionários. Eles conseguem realizar suas funções com segurança e qualidade. O mesmo se dá quando há necessidade de substituir um colaborador.

Redução da taxa de erros

Perceba que o POP é elaborado com o auxílio de um especialista. Por isso, a padronização estabelecida é a melhor possível.

O documento ajuda a reduzir a taxa de erros e, como dito, a preservar a qualidade das entregas da empresa, uma vez que elas serão executadas sempre da mesma maneira.

Decisões adequadas em situações-problema

Você viu que o procedimento operacional padrão também apresenta possíveis problemas que podem acontecer na realização de uma tarefa. Também mostra aquilo que precisa ser feito nessas situações. 

Com isso, a tomada de decisão se torna muito mais adequada porque segue aquilo que foi pré-estabelecido como a melhor solução naquele momento. 

Por esses e outros motivos, é fundamental que a sua empresa elabore o POP.  Além disso, que não seja apenas um documento, mas também a prática de padronizar diferentes tarefas e atividades. Dessa forma, a empresa mantém a fluidez dos seus próprios processos, a qualidade deles e alcança resultados cada vez melhores.

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      Autor
      Felipe Alvares

      Assistente de Marketing BeeCorp

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